Rekisterinpitäjän nimi

Astrum Auto Oy (0739113-9)

Osoite

Joensuunkatu 15, 24100 Salo
salo@astrum.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Elina Saunala, elina.saunala@astrum.fi

Rekisterin nimi

Astrum Auto Oy:n asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste:

Astrum Auto Oy:n asiakasrekistereihin tallennettuja henkilötietoja käytetään asiakassuhteiden hoitamiseen, yhteydenottojen hoitamiseksi, markkinointitarkoituksiin sekä yrityksen toiminnan suunnittelun ja tilastoinnin tarpeisiin ja muihin vastaaviin käyttötarkoituksiin:

• Asiakaspalvelun mahdollistamiseksi
• Astrum Auton ja asiakkaan välisen asiakassuhteen ylläpitämiseksi ja hoitamiseksi ja siihen liittyvän viestinnän ja markkinoinnin mahdollistamiseksi sekä asiakastapahtumien järjestämiseksi.
• Henkilötietoja käytetään rekisterinpitäjän ja sen kanssa yhteistyössä toimivien automaahantuojien kanssa mielipide- tai markkinatutkimukseen, tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin.
• Palvelujen tuottamisen, kehittämisen ja suunnittelun mahdollistamiseksi
• Oikeellisten suunnittelu-, myynti-, toimitus- ja laskutustoimintojen mahdollistamiseksi sekä raportointitarkoituksiin.

Rekisterin tietosisältö

Rekisterin tietosisältö koostuu henkilön perustiedoista sekä autoon liittyvistä tiedoista. Rekisteröidyistä voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

• Asiakkaana olevan tai aiemmin asiakkaana olleen henkilön tai yrityksen yhteyshenkilön perustiedot (Nimi, nimihistoria, asiakasnumero, asiakastyyppi, laskutus- ja perintätiedot, markkinointitiedot, henkilötunnus, yhteystiedot, asiointikieli, kansalaisuus)
• Asiakkaan autoon liittyvät tiedot kuten rekisterinumero, merkki, malli, huoltotapahtumat ja varaosaostot
• Mahdolliset asiakkaan antamat muut tiedot
• Tiedot suoramarkkinointiluvista ja –kielloista

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään sekä rekisterinpitäjän järjestelmistä asiakkaan asioidessa ja käyttäessä rekisterinpitäjän palveluita. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää väestötietojärjestelmästä, luottotietorekistereistä, julkisista tai yksityisistä yhteystietorekistereistä, Maanmittauslaitoksen rekistereistä sekä muista vastaavista tietopalveluja tarjoavista julkisista tai yksityisistä rekistereistä ja tietolähteistä, sekä rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset tai siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta muiden kuin Astrum Auto Oy:n käyttöön.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja tallennetaan sekä sähköisiin tietokantoihin että manuaalisesti ylläpidettäviin aineistoihin. Sähköisesti käsiteltävät tietokannat on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat henkilöt on koulutettu asian mukaisesti. Kumppanien valinnassa on noudatettu huolellisuutta ja henkilötietojen käsittelyperiaatteista on sovittu sopimuksin. Järjestelmän hallinointiin on erikseen määritellyt ja yksilöidyt henkilöt, joiden tehtävien hoitaminen edellyttää rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelyä. Nämä henkilöt pääsevät järjestelmään henkilökohtaisilla rekisterinpitäjän sisäisen verkon käyttäjätunnuksilla, joiden käytöstä ja ilmaisemisesta jokainen on solminut salassapitositoumuksen. Käyttöoikeuksien myöntämiselle ja poistamiselle on oma prosessi.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET:

• Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.
• Rekisteröity voi vaatia tietojen tarkastamista
• Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon poistamista. Rekisterinpitäjä voi poistaa vain ne tiedot rekisteröidystä, joiden säilytysaika ei perustu voimassa olevaan asiakassuhteeseen tai lainsäädäntöön.
• Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista esimerkiksi siinä tilanteessa, jossa rekisteröity odottaa vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

henkilötietojen luovutukset ja siirrot:

Henkilötietoja voidaan luovuttaa perusteltuja käyttötarkoituksia varten. Luovuttamisessa noudatetaan kulloinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia. Henkilötietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän lukuun toimivien palvelun tuottajien ja yhteistyökumppanien ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa markkinointitarkoituksiin suoramarkkinointia ja segmenttitasolla digitaalisen mainonnan kohdentamista varten, mielipide- ja markkinatutkimuksiin, tietojen päivittämiseen tai muihin vastaaviin selvityksiin yhteistyökumppaneillemme. Kerättyjä tietoja voidaan luovuttaa myös tietojen analysointiin ja digitaalisen mainonnan toteuttamiseen osallistuville tahoille. Voimme luovuttaa käyttäjän tietoja myös toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla, taikka palveluiden Käyttöehtojen noudattamisen valvomiseksi ja varmistamiseksi sekä palveluiden turvallisuuden takaamiseksi. Tietoja voidaan luovuttaa mahdollisen yrityskaupan, fuusion, ulkoistuksen tai liiketoimintakaupan yhteydessä sekä konsernisuhteeseen tai muuhun taloudelliseen yhteenliittymään liittyen näiden osapuolille. Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

TIETOJEN SÄILYTYS

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja rekisterissä, kunnes peruste henkilötietojen käsittelylle päättyy, kuitenkin viimeistään 10 vuoden jälkeen. Säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassaolevaa lainsäädäntöä.

YHTEYDENOTOT:

Rekisteriä ja rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee lähettää kohdassa kaksi mainitulle henkilölle. Astrum Auto Oy:llä on oikeus pyytää tarkennusta esitettyyn pyyntöön ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmistaa ennen toimenpiteisiin ryhtymistä.